Bedrijfsvoering

Informatiebeheer en de Wet open overheid
Doel: Informatiebeheer op orde
Zaanstad wil de informatiepositie van inwoners en ondernemers versterken, bijvoorbeeld door meer informatie actief te publiceren. Vooral de Wet Open Overheid (WOO), maar ook de  herziening van de archiefwet en privacywet AVG vormen hiervoor het wettelijke kader. In alle gevallen draait het om informatie: de vindbaarheid, de openbaarheid of juist het beschermen en hoe we omgaan met het bewaren en vernietigen van onze informatie. In de huidige digitale wereld een extra grote uitdaging met steeds veranderende omstandigheden. Om dat mogelijk te maken moeten we onze informatie en het beheer daarvan beter structureren en beheren. We moeten weten welke informatie we hebben, waar alle informatie is opgeslagen en hoe we informatie kunnen presenteren, om het doel van een transparanter bestuur te bereiken. Daarvoor hebben we ook in Zaanstad flink wat werk te verzetten de komende jaren.

In 2023 werken we op de noemer Zaanstad Open aan de volgende verbeteringen:

• We verbeteren hoe we met onze informatie omgaan in systemen die we al in huis hebben. We zorgen dat al onze informatie vindbaar is en waar nodig op internet terug te vinden is.
• We vervangen verouderde systemen door systemen waarin toekomstbestendig informatiebeheer en samenwerken mogelijk is.
• Het is belangrijk dat verouderde informatie wordt verwijderd. We werken achterstanden in te verwijderen informatie weg en dragen duurzaam te bewaren informatie waar nodig over aan het gemeentearchief.
• We verbeteren onze processen, zodat deze bijdragen aan de kwaliteit van onze informatie en het op orde houden daarvan
• We nemen onze collega’s in presentaties en trainingen mee in het belang van goed omgaan met je informatie en de winst die daarin te behalen is voor medewerker en inwoner.

Informatiebeveiliging en privacy
Inwoners moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente Zaanstad zorgvuldig met (persoons)gegevens omgaat. Hiervoor neemt de gemeente verschillende maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy.  We meten jaarlijks wat het volwassenheidsniveau is van privacy en informatiebeveiligingsmaatregelen ten opzichte van het voorgaande jaar. De gemeente legt hierover verantwoording af in de jaarverslagen. Ook worden aanbevelingen gedaan om een hoger privacy-en informatiebeveiliging volwassenheidsniveau te bereiken. Aanbevelingen uit de rapportages worden in de organisatie opgepakt. Op deze manier hebben we een verbetercyclus waarbij de mate van privacybescherming en informatiebeveiliging mee groeit met de toename van digitalisering en de toename van bedreigingen.

Rechtmatigheidsverantwoording
Met ingang van het boekjaar 2023 legt het college verantwoording af over de financiële rechtmatigheid. Om dit te kunnen doen worden jaarlijks de belangrijkste processen voor de financiële rechtmatigheid vastgesteld. Om verantwoording over de financiële rechtmatigheid af te kunnen leggen heeft de organisatie een proces van 3 types controles ingeregeld.
Vanaf 2021 oefenen wij al met dit proces. In 2022 willen wij de kwaliteit van dit proces verbeteren. Bij de jaarrekening 2022 geven wij in de paragraaf Bedrijfsvoering voor het eerst een toelichting op de financiële rechtmatigheid van de gemeente.

Integriteitsbeleid
Integer handelen gaat over recht doen aan alle belangen en wensen, van alle betrokkenen. Door niet alleen de regels te volgen, maar ook het moreel juiste te doen. In 2021 is de gedragscode voor ambtenaren vastgesteld. In 2023 vervolgen we het gesprek over wat er in de code staat. In teamsessies oefenen medewerkers hiermee en bespreken zij dilemma’s. De code en deze gesprekken helpen medewerkers afgewogen beslissingen te nemen in hun werk, iedere dag opnieuw. Doel is het werken aan een integriteitsbewuste organisatie.

Het bestuur gaat in gesprek over ‘hoe ben ik een goed bestuurder’. Dit krijgt vorm in een programma voor de komende 4 jaar.

Duurzaam en circulair inkopen
Met maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) maken we via onze inkoop impact op duurzaamheids- én sociale aspecten, met oog voor lokale ondernemers. In 2022 wordt het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeverschap en Inkopen (MVOI) 2022-2025 aan het college ter ondertekening aangeboden. Vervolgens wordt in 2023 een Actieplan MVI opgesteld.

In de herziening van het inkoopbeleid leggen we nog meer de nadruk op het bevorderen van het lokale ondernemersklimaat door bij meervoudig onderhandse aanbestedingen minimaal één Zaanse ondernemer uit te nodigen. Bij Europese aanbestedingen zullen we ondernemers bovendien actief informeren over hun mogelijkheden. Bij veel inkoopopdrachten krijgen de ambities over sociaal en duurzaam inkopen een plek. Per inkoopopdracht wordt een kansenkaart ingevuld om meer zicht te krijgen op welke mogelijkheden er op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen liggen. Ook staat beschreven hoe die dan kunnen worden verzilverd. Maatwerk is essentieel om alle arbeidspotentieel te kunnen benutten.

Voor duurzaam inkopen monitoren we nog vooral op het proces om inzicht krijgen in de mate waarin duurzaamheid is meegenomen tijdens een inkooptraject (binnen de 5 meest kansrijke inkoopcategorieën). Hierbij gebruiken we de MVI Zelfevaluatietool. Verder onderzoeken we hoe we effectmetingen op het gebied van duurzaamheid op eenduidige wijze kunnen vastleggen. Voor social return on investment voeren we de aanbevelingen van de rekenkamer voor de monitoring volledig uit.

Voorbeeldwerkgeverschap (betrekken medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt)
Als werkgever willen wij zelf het goede voorbeeld laten zien ten aanzien van de bijdrage die wij aan werkgevers in Zaanstad vragen. Dit komt onder andere naar voren in ons wervings- en personeelsbeleid dat gericht is op diversiteit en inclusiviteit. We hebben oog voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en vinden het belangrijk om mensen werkervaring op te laten doen in brede zin van het woord. Dat doen we onder andere door goede (meeloop-)stagemogelijkheden en werkervaringsplekken te bieden.
Daarbij laten we vast werk zoveel als mogelijk vervullen door vaste medewerkers en verloopt onze inhuur via zorgvuldig geselecteerde partijen

Goed werkgeverschap
Er is krapte op de arbeidsmarkt, medewerkers ervaren werkdruk en er komt uitstroom van medewerkers die met pensioen gaan. Technologische ontwikkelingen staan niet stil, de wereld is in beweging. Het is een uitdaging om de ambitie van Zaanstad te realiseren de komende jaren.

 We zetten het instrument strategisch personeelsontwikkeling in om scherp in beeld hebben wat dit vraagt van de gemeente Zaanstad en welke doelen en prioriteiten we daarvoor als organisatie de komende jaren moeten stellen. En wat dit voor het werk betekent en wat dit vraagt van onze medewerkers aan kwaliteiten en expertises, voor het werk nu en in de toekomst. Zodat we hierop kunnen anticiperen en er ruimte is om daar met de verschillende teams naartoe te ontwikkelen.

Daarnaast moeten we ons als organisatie stevig op de arbeidsmarkt positioneren als aantrekkelijke en inclusieve werkgever. Het is essentieel om nieuwe en huidige medewerkers aan ons te binden. De basis daarvoor is zorgen voor aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden die in ieder geval aansluiten bij vergelijkbare gemeenten en het zo goed mogelijk faciliteren van hybride werken. Ook zetten we de komende periode in op het nog aantrekkelijker maken van ons centrale introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. Dit alles met als doel dat alle nieuwe medewerkers zich welkom voelen, snel wegwijs zijn binnen Zaanstad en de organisatie, de cultuur en de stad (nog) beter leren kennen. Het beoogde resultaat is dat medewerkers zich welkom, thuis voelen en zich voor langere tijd willen verbinden aan de organisatie.

In het kader van goed en aantrekkelijk werkgever zijn, is het ook ontzettend belangrijk dat medewerkers en hun leidinggevende goed in gesprek zijn en blijven. Niet alleen over hoe je in je vel zit, maar ook over toekomstwensen en ontwikkelbehoefte. Daarom zullen de aanbevelingen die eerder door medewerkers en OR gedaan zijn over ‘het goede gesprek’ de komende periode worden opgepakt, zodat we nog meer met elkaar in de organisatie het goede gesprek voeren.

Duurzame inzetbaarheid en vitale medewerkers
Zaanstad is een sociale en inclusieve werkgever die werk biedt waarbij haar medewerkers het verschil kunnen maken binnen de gemeente en voor haar inwoners. Werk dat er toe doet. Medewerkers die ertoe doen. We vinden het belangrijk dat medewerkers van Zaanstad goed in hun vel en in hun baan zitten en zich graag langere tijd aan de gemeente committeren. Dat is gezien de krappe arbeidsmarkt en de relatief hoge uitstroom belangrijker dan ooit. Daarom willen we de interne doorgroei binnen de Gemeente Zaanstad bevorderen. In 2023 werken we uit hoe we de begeleiding van medewerkers met ambities buiten hun functie structureel kunnen organiseren.

We ontwikkelen een visie op leren om beter centraal te kunnen sturen op ontwikkeling en opleiding. In 2023 krijgt deze gestalte in een leerprogramma voor alle medewerkers.

Belangrijk is daarnaast de focus op het verminderen van de psychosociale arbeidsbelasting. Afgelopen jaar is er anti-agressiebeleid ontwikkeld. We implementeren dat beleid de komende periode, zodat medewerkers zo goed mogelijk worden geholpen als ze te maken krijgen met agressie in het werk.
Verder zal gezien het relatief hoge verzuim extra ingezet worden op preventie. Dit doen we bijvoorbeeld door het onder de aandacht brengen van Preventief medisch onderzoek.

Diversiteit en inclusie
Wij streven naar een diverse en inclusieve organisatie (in de breedste zin van het woord), waar iedereen zichzelf mag zijn. En waar verbondenheid, gezien worden, gelijkwaardigheid en aandacht voor het afwijkende standpunt de norm is. Door de traditie van eeuwenlange immigratie kent Zaanstad een van de meeste diverse samenstelling van nationaliteiten van Nederland.  Daar willen we als organisatie goed op aansluiten. Wij zetten hier stappen in en willen hier in blijven leren. En in 2023 start voor een periode van anderhalf jaar een Programma manager D&I. Deze werkt samen met de ambassadeurs en de andere medewerkers in de organisatie verder aan gelijke kansen in verbondenheid, je welkom en thuis voelen, wie je ook bent, of welk standpunt je ook hebt.

Onderdeel hiervan is ook inclusief werven. We hebben al geïnvesteerd in inclusieve arbeidsmarktcommunicatie. Recruiters en leidinggevenden zijn getraind om bewust te zijn van vooroordelen en objectiever te selecteren. Het team recruitment maakt hier nog meer werk van in een  ‘Community of practice’ vanaf eind 2022.  In de Communities of Practice gaan 5 tot 7 werkgevers een jaar lang samen oefenen met een methode die objectieve werving en selectie bevordert. Hierbij is aandacht voor het objectief schrijven van een vacaturetekst, selecteren en gesprekken voeren.

Vormgeven hybride werken
We doen steeds meer ervaring op met hybride werken: samenwerken vanuit huis, op locaties in de stad en digitaal. De flexibiliteit van hybride werken helpt ons ook in onze organisatieontwikkeling  om opgave-, gebieds- en procesgerichter te werken. Onze visie op werken biedt daarvoor een basis. De kantooromgeving is steeds meer de plek voor ontmoeten, verbinden en brainstormen. We verkennen en experimenteren welke middelen en faciliteiten het hybride werken het beste ondersteunen. We kijken goed wat de behoefte is en sluiten daar zo goed mogelijk op aan. Met werkafspraken voor binnen de teams, het ondersteunen van medewerkers met workshops en training tot het aanpassen van de kantooromgeving. Ook in 2023 werken we aan een optimale hybride werkomgeving.
De Europese aanbesteding van het multi-service contract hebben we een laatste keer uitgesteld. Najaar 2023 starten we deze aanbesteding. Dan weten we bijvoorbeeld beter hoe de catering behoefte eruit ziet.